Riportiamo il caso di una fattura fornitore, che ha esposti in fattura codici prodotto che non esistono nel vostro bacino articoli e seguiamo passo passo un esempio di registrazione automatica fattura elettronica ricevuta, e le possibili richieste del sistema.
Come si presenta la fattura ricevuta? Alla voce di menù "Fatture elettroniche ricevute" vengono man mano accodate le fatture che si ricevono dallo SdI:
qualora il sistema riconosca il fornitore (attraverso la corrispondenza della partita iva) il nome del fornitore sarà visualizzato in grassetto con il relativo codice nella riga sottostante. Se non riconosciuto, il fornitore sarà rappresentato in carattere normale e corsivo. Il primo step della registrazione della fattura sarà la automatica codifica del fornitore.
Per avviare la registrazione della fattura, una volta definita la data di registrazione, che il sistema vi proporrà sempre uguale all'ultima data già usata, che si consiglia sia uguale o superiore alla data di fattura ricevuta, cliccare sul bottone verde "Registra Fatture".
Suggerimento: al fine di di non dimenticare fatture da registrare, è utile impostare nella presente form da data inizio anno a data fine anno, stato "non ancora associato" che corrisponde a "non registrato" e ordinamento delle fatture per data ricezione! In questo modo si vedranno in questa form le fatture non ancora registrate! |  |
Cosa rileva il sistema all'avvio registrazione?
Il sistema di registrazione delle fatture ricevute prevede un certo auto apprendimento man mano che si registrano le prime fatture. Qualora il sistema trovi tutte le informazioni quindi, la fattura viene automaticamente registrata.
Qualora non trovi corrispondenza di informazioni, il sistema presenterà a video la prima delle informazioni da risolvere e a fianco alla fattura, nella colonna "Associata", il simbolo del punto esclamativo rosso, che sarà il nostro prossimo step.
Una volta confermato il messaggio infatti, si procederà cliccando su tale simbolo per accedere al processo di soluzione delle mancate corrispondenze della fattura.
Continuiamo con l'esempio: in questo caso il primo dubbio del sistema è il seguente:
Ho ricevuto una fattura con tipologia TD24, ma nei miei tipi documenti presenti, il sistema non ne trova una corrispondente. Se voglio procedere è sufficiente, indicare una tipologia documento analoga grazie alla gestione possibile con l'utilizzo del bottone "chiave inglese"
ps.- questa azione non servirà per futuri casi analoghi, per ovviare questa richiesta va predisposto il tipo documento come indicato nel seguente articolo.
Come registrare questa fattura con attribuzione ai singoli prodotti:
Come registrare questa fattura con attribuzione ai singoli prodotti:
Una volta selezionato il tipo documento desiderato, premere il bottone "OK" blu.
Nella form che ci apparirà (vedi immagine precedente) vediamo:
Ultima riga: mostra come si sia risolto il dubbio sul tipo documento nel precedente step. Come? Riga barrata e bottone chiave inglese in grigio.
Prima riga: ci informa che il Business Partner è importato (creato) e ci mette a disposizione la chiave inglese per entrare direttamente nel record del fornitore per aggiungere eventuali dati non presenti nella testata della fattura ricevuta come mail, telefono, ecc.
Seconda riga e successive: i prodotti e l'unità di misura di questa fattura non sono presenti in questo ambiente. Al fine di fare una veloce codifica di tutti questi prodotti, è possibile selezionare i prodotti con le medesime caratteristiche al primo, in modo da fare una scelta delle caratteristiche solo nel primo e fare quindi una codifica massiva. Durante la codifica del primo prodotto (con la chiave inglese) sarà possibile definire se le selezioni fatte vanno bene per tutti i prodotti successivi o solo per i selezionati.
Idem per l'unità di misura, con la chiave inglese sarà possibile crearla nuova o in alternativa, dichiarare quale è la corrispondente nel nostro archivio.
Una volta risolto ogni ambiguità, continuare con "Continua registrazione" per terminare il processo di registrazione.
Come registrare questa fattura con unico prodotto:
Come registrare questa fattura con unico prodotto:
Qualora questa fattura fosse ad esempio una fornitura di cancelleria, o la fattura di un ristorante o caso simile, dove pur essendoci un dettaglio di prodotti, per la nostra contabilità fornitori sia sufficiente una unica voce, andranno azionati i bottoni 3 o 4
a seconda se se il prodotto sia già presente, o il prodotto debba essere creato per la prima volta.
Questa azione va attivata dopo aver definito il tipo documento e il fornitore.
Questa azione, è una delle azioni che resterà memorizzata per le prossime fatture che riceveremo dallo stesso fornitore e non sarà più richiesto dettagli come in questo esempio.
Al ricevere della prossima nuova fattura di questo fornitore, per gli stessi prodotti, non sarà richiesto più nulla!
Eventuali date inizio fine validità competenza ratei e risconti o centri di costo, non essendo presenti in fattura, dovranno essere inseriti manualmente andando in modifica della stessa.
La valorizzazione di centro centro di costo e progetto sono facilmente azionabili dall'azione specifica in fattura.