La scheda contabile vede un duplice impiego normalmente nelle aziende:
La generazione della scheda contabile come strumento di analisi e controllo movimentazioni.
La generazione della scheda contabile ai fini della conservazione a norma di legge
La scheda contabile ai fini di controllo
La scheda contabile del conto generico o del Business Partner è lo strumento principe per verifiche ed analisi. Serve ad analizzare il saldo contabile alla data, per analizzare la composizione dei movimenti a giustificazione del saldo, e quindi la correttezza degli inserimenti contabili effettuati.
Per esempio, analizzare la scheda contabile (definita anche “mastrino”, da libro mastro) di una banca, potrebbe essere arricchita, con l’esposizione delle contropartite e, successivamente in seconda analisi con il raggruppamento per business partner dei vari movimenti inseriti.
La scheda può essere visualizzata a video, può essere prodotta in Excel (talvolta report più arricchito, vedi esempio sotto) ed in Pdf:
La scheda contabile ai fini civilistici/fiscali:
Le scheda contabili, tante quante sono i conti contabili utilizzati durante un anno, rappresentano il cosiddetto libro mastro. Il libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato. Generalmente, la produzione del libro mastro segue (temporalmente) la produzione dei vari libri contabili obbligatori come ad esempio il libro giornale.
Va tuttavia precisato che, la produzione e stampa oggi non è più obbligatoria ma è sufficiente che in caso di accesso, ispezione o verifica:
il libro mastro risulti aggiornato su supporti elettronici (ovvero semplicemente consultabile nel vostro sistema contabile);
che possa essere stampato su richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.
Di seguito una serie di esempi di selezione come produzione di fine anno.
1) Produzione di tutte le scheda contabili (conti generici): indicare solo le date e premere il bottone blu “Visualizza”, una volta ottenuto il risultato, con il bottone Pdf è possibile ottenere il pdf (con salto pagina), archiviabile o stampabile. Usare il flag “Visualizza contropartita” a piacimento. Ovviamente il file può essere generato anche in formato Excel con il relativo bottone.
2) Produzione della scheda contabile di tutti i clienti: selezionare il conto di raggruppamento di bilancio (potrebbe essere necessario fare più di una selezione), e utilizzare il flag “Raggruppa per Business Partner”. Usare il flag “Visualizza contropartita” a piacimento. Come sopra, bottone blu per visualizzare e rosso generare pdf, verde per generare foglio Excel.
3) Per i fornitori, idem come sopra, selezionare il conto di raggruppamento dei fornitori e il flag su “Raggruppa per Business Partner”
