In ogni realtà aziendale, piccola o grande, esistono dei flussi operativi bene o male definiti che delineano il processo di esecuzione di determinate attività.
Facciamo l’esempio di una serigrafia che riceve l’ordine di realizzazione di una serie di stampe su t-shirt.
L’ordine da parte del cliente arriverà su conferma di un preventivo, ma una volta che arriva l'ordine, quali sono le fasi di lavorazione che precedono l’evadibilità ovvero la consegna / spedizione del materiale relativo?
- Le t-shirt le fornisce la stamperia, o le deve attendere dal cliente?
- La matrice di stampa?
- Quando dura il processo di stampa?
- Esiste un tempo di asciugatura?
Quando gestiamo pochi ordini e tutto è controllabile a vista è facile, ma quando la mole di attività aumenta, potrebbe essere utile avere un sistema per valorizzare lo stato avanzamento nel singolo ordine per poter, da elenco documenti, filtrare gli ordini per stato ed aver un quadro della situazione sempre sotto controllo.
Come configurare la gestione dell’Iter documentale:
Ipotizziamo una serie di stati possibili nel nostro esempio e li codifichiamo dal menù Anagrafiche \ Iter documentali come da esempio a seguire:
Una volta codificato l’iter documentale secondo la rappresentazione a stati del vostro processo interno, andremo a collegare l’iter documentale creato al tipo documento ordine interessato (uno o più).
Andare quindi alla voce di menù Anagrafiche \ Tipi documento, selezionare il tipo documento interessato, andare in modifica e valorizzare il campo “Iter documentali”
e salviamo il documento.
Come si usa l'Iter documentale nel documento:
Una volta valorizzato l’iter documentale all’interno del tipo documento, solo per i nuovi documenti inseriti, una volta salvato in stato completato il documento, apparirà la possibilità di valorizzare lo stato del documento stesso:
Una volta impostato l’iter documentale, esso sarà visibile con il colore scelto, e sfogliando i vari ordini il colore sarà di aiuto per individuare velocemente lo stato del vostro documento:
Come analizzare i documenti per stato Iter?
Lo stato dell’iter è un campo che può essere esposto nel vostro elenco documenti e quindi esportato in Excel, ovvero applicato come filtro elenco:
dalla versione 6.4.00 inoltre, viene aggiunta la colorazione dello stato iter ad inizio riga documento per meglio focalizzare lo stato:
