La registrazione dei pagamenti fornitori è una delle attività più importanti del ciclo passivo aziendale. Registrare tempestivamente il pagamento di una fattura consente di mantenere aggiornate le scadenze e la situazione contabile dell'azienda.
La procedura di registrazione del pagamento offre diversi vantaggi:
Aggiorna automaticamente le scadenze passive, riducendo il debito residuo nei confronti dei fornitori.
Aggiorna l'estratto conto della risorsa utilizzata (banca, cassa o carta di credito), consultabile dal menu Contabilità > Salda conto.
Aggiorna automaticamente la contabilità generale, con riflessi immediati sul bilancio e sul libro giornale.
Come registrare un pagamento fornitore
Ci sono due modi differenti per registrare i pagamenti fornitori. Sotto il punto di vista delle fatture, o sotto il punto di vista dell'estratto conto della banca. In questo articolo vediamo come registrare il pagamento dalle fatture:
Per registrare il pagamento di una fattura fornitore, aprire la fattura e selezionare l'azione "Registra pagamento".
Si aprirà una finestra con i seguenti campi:
Totale documento
Mostra l'importo totale della fattura per cui si sta registrando il pagamento. Il valore non è modificabile.
Importo da registrare
Inserire l'importo effettivamente pagato al fornitore.
Data registrazione
Indicare la data in cui il pagamento è stato eseguito.
Conto corrente
Selezionare la risorsa utilizzata per il pagamento, ad esempio:
conto corrente bancario;
cassa;
carta di credito;
altre risorse finanziarie configurate.
Descrizione
Campo compilato automaticamente dal sistema per descrivere l'operazione. Può essere modificato liberamente.
Elenco scadenze
Mostra le scadenze associate alla fattura. Il sistema propone automaticamente l'allocazione dell'importo sulla prima scadenza disponibile, ma l'utente può modificarla secondo necessità.
F.C. (Forza Chiusura)
L'opzione Forza Chiusura consente di chiudere completamente una scadenza anche quando l'importo registrato non coincide con quello previsto.
Se attivata, la differenza tra l'importo allocato e l'importo della scadenza verrà contabilizzata come sconto o abbuono attivo.
Crea pagamento
Pulsante blu che conferma e registra il pagamento.
Registra perdita / sopravvenienza
Pulsante rosso utilizzabile per registrare perdite o sopravvenienze tramite conti diversi da quelli presenti tra le risorse finanziarie (banca, cassa, carta di credito, ecc.).
Come eliminare un pagamento o un incasso
La registrazione di un pagamento o di un incasso può essere eliminata in due modi.
Metodo 1: dalla fattura
Aprire la fattura interessata.
Individuare il movimento registrato.
Cliccare sull'icona del cestino presente accanto al movimento.
Metodo 2: dal Salda conto
Accedere al menu Contabilità > Salda conto.
Aprire il conto utilizzato per il pagamento o l'incasso.
Individuare il movimento da eliminare (potrebbe servire modificare il filtro data proposto).
Posizionare il cursore sopra la registrazione.
Selezionare l'icona del cestino presente a margine del movimento.
Guarda il seguente video per esempi pratici: