Nella gestione quotidiana si verificano spesso situazioni in cui prodotti, clienti o fornitori devono essere esclusi dalle operazioni correnti. Per esigenze di storicizzazione non possono essere eliminati, ma è utile evitare che vengano selezionati durante le normali attività operative.
Alcuni dei casi più frequenti:
Codici prodotto divenuti obsoleti, non più in commercio
Business Partner con nuova Partita IVA ma denominazione sociale simile alla precedente.
Per evitare che queste anagrafiche vengano visualizzate durante le ricerche, è possibile impostare il campo Attivo su No (False).
L’effetto che si otterrà, in fase di ricerca di tale record durante l’inserimento di un documento sarà il seguente:
Se il filtro è impostato su Solo attivi (verde), i prodotti o Business Partner marcati come Non attivi non verranno visualizzati nell'elenco.
Se invece il filtro viene impostato su Tutti (rosso), saranno visualizzate anche le anagrafiche non attive, evidenziate in grigio per indicarne lo stato.
FAQ:
Come posso nascondere un prodotto senza eliminarlo?
Per nascondere un prodotto mantenendone la storicità, imposta il campo Attivo su No. In questo modo il prodotto non verrà mostrato nelle ricerche standard.
Posso eliminare un Business Partner con documenti collegati?
No. Quando esistono documenti storici associati, è consigliabile rendere il Business Partner non attivo invece di eliminarlo.
Qual è la differenza tra "Solo attivi" e "Tutti"?
Con il filtro Solo attivi vengono mostrati esclusivamente i record attivi. Con Tutti vengono visualizzate anche le anagrafiche non attive, generalmente evidenziate in grigio.